MENGALAMAN HIDUP SEBAGAI RENUNGAN

Sunday 3 January 2010

BENDAHARI 003

Penulisan sejarah kewangan memerlukan data lengkap tentang setiap transaksi kewangan. Data yang diperlukan taklah begitu banyak memadai dengan: tarikh ianya berlaku, apa yang berlaku dan jumlah wang yang terlibat. Disamping itu segala jenis dokumen berkaitan dengan setiap transaksi kewangan perlu ada, disimpan dan dicatatkan.

Penulisan sejarah kewangan tidak mementing susunan ayat. Cerita atau penerangan tentang trasaksinya lebih mudah di buat menggunakan jadual atau gambar rajah.

Yang dimaksudkan adalah saperti gambarajah atau jadual sebelah ini.

Apakah yang diceritakan oleh rajah ini?

Tercatat pada jadual tersebut ialah:
Pada 1 Januari 2010 Bendahari telah menerima sebanyak RM50.00 dari Tuan Haji Hassan. Resit nombor 113 dikeluarkan sebagai dokumen mengesahkan penerimaan tersebut. Pada hari yang sama derma dari Puan Hjh Aminah sebanyak RM30.00 juga diterima. Resitnya ialah no 114. Bendahari juga telah membuat bayaran bil air sebanyak RM65.00 menggunakan baucer nombor V111. Bil air yang tercetak pengesahan bayarannya perlu difailkan bersama baucer no V111 tersebut bagi tujuan simpanan (rujukan) dan audit.

Yang tercatat adalah fakta sejarah yang berlaku, segalanya yang melibatkan aliran wang.

Jadual yang lebih lengkap ditunjukkan di sebelah ini.

Jadual tersebut menyediakan:
Senarai transaksi mengikut tarikh, jenis transaksi yang terlibat, jumlah transaksi dan sama ada transaksi tersebut adalah jenis bayaran atau penerimaan wang. Juga tercatat baki awal wang yang ada, dan dikirakan pula jumlah wang terbaki selepas transaksi tersebut.

Dalam rajah tertera baki awal wang ialah RM9,980.60 dan selepas menerima derma dan membuat bayaran pada 1 Januari 2010 baki akhir wang ialah RM9,995.60.

Semuanya tertulis menggunakan rajah. Jadi tak perlulah bercakap banyak untuk menjelaskan transaksi yang berlaku. Isi kandungan rajah tersebut adalah padat dengan fakta yang mudah dilihat dan difahami. Dengan memerhatikan dan membuat sedikit kajian sesiapapun dapat memahami apakah yang di"ceritakan" oleh rajah tersebut.

Di bawah ini ada sedikit penjelasan tentang jadual tadi:
http://pandakbaca.blogspot.com/2009/08/resit.html
Resit perlu dikeluarkan kepada pehak yang menyerahkan wang sebagai dokumen mengesahkan transaksi tersebut. Baucer pula dikeluarkan sebagai dokumen membuktikan pembayaran wang. Baucer mestilah di sokong oleh dokumen saperti bil, inbois (yang diterima) atau lain2 dokumen menuntut bayaran.

Dokumen ini perlu disimpan dengan baik bagi tujuan rekod dan audit.


Rekod di atas belum memadai atau belum lengkap lagi.
Jadual ini boleh dilengkapkan lagi dengan beberapa kandungan atau kenyataan tambahan. Misalnya, ditambah penerangan tentang jenis dan penerangan rengkas mengenai transaksinya yang dibuat.

Setiap penerimaan wang atau bayaran wang boleh dikumpulkan kepada beberapa kumpulan transaksi mengikut jenisnya san seakan sama atau sememangnya sama. Jenis penerimaan wang yang tertera dalam contoh di atas ialah jenis "Derma diterima" dan "Kutipan Peti Besi". Jenis bayaran wang pula ialah "bayaran untuk perbelanjaan utiliti", bayaran untuk "Perbelanjaan Pejabat" dan bayaran untuk "Perbelanjaan Pengajian".

Senarai jenis penerimaan dan bayaran wang ini boleh ditambahkan lagi menurut jenis transaksi yang berlaku dan juga cita rasa Bendahari. Misalnya "Bayaran utiliti" boleh dipecahkan lagi kepada "Bayaran Air", "Bayaran Letrik", "Bayaran Telefon" dan sebagainya.

Apabila pengkelasan bayaran wang dan penerimaan wang ini gabung dan susunkan kepada satu jadualkan, dengan sendirinya dapatlah jumlah setiap jenis pendapatan dan perbelanjaan dijumlahkan dengan mudahnya.

Jenis atau kumpulan perbelanjaan dan penerimaan wang ini diistilahkan sebagai "akaun" - Untuk jenis penerimaan terdapat misalnya, "Akaun Derma" yang menyenaraikan semua jenis derma direkodkan dalam satu kumpulan, "Akaun kutipan peti besi" dalam kumpulan yang lain. Untuk akaun perbelanjaan ialah "Akaun Perbelanjaan Utiliti" dalam satu kumpulan dan "Akaun Perbelanjaan Pengajian" dalam kumpulan yang lain. Nama akaun boleh dipilih sendiri menggunakan nama yang sesuai.

Dalam rekod diatas setiap rekod untuk satu kumpulan dicatatkan pada satu kulum yang sama dan kumpulan akaun lain dikulun yang berlainan. Dan setiap kolum (kumpulan) pula direkodkan (dijumlahkan) jumlah nilainya.

Nota: Jika menggunakan sistem komputer saperti Excell atau Lotus 123 atau spread sheet jumlah elok dicatatkan di bahagian atas jadual supaya mudah dilihat.


Apabila segala perbelanjaan dan penerimaan wang direkodkan secara teratur dan jumlahnya dikirakan, dengan sendirinya bolehlah diceritakan pula apa yang berlaku, menggunakan jadual juga saperti rajah disebelah ini. Jadual ini dinamakan KUNCI KIRA2

Jadual ini memberitahu yang:
Telah diterima derma sebanyak RM734.00, juga peti besi telah dibuka dan sebanyak RM1,084.50 telah diperolihi. Baki wang di tangan setelah dicampurkan dengan baki awal tunai yang ada ialah RM11,799.10.

Disamping itu RM1,404.30 telah dikeluarkan untuk membayar perbelanjaan utiliti, RM95.00 untuk perbelanjaan pejabat dan RM105.00 untuk perbelanjaan pengajian. Kesudahannya, baki akhir tunai pada 6 Januari 2010 ialah RM10,194.80.

Sungguh panjang penerangannya. Sangat rengkas dan lebih mudah difahami jika digunakan jadual. Inilah kelebihan PERAKAUNAN.

Prinsip di atas boleh digunakan bagi merekodkan semua transaksi sepanjang tahun. Hasilnya akan diperolehi sejarah kewangan sesiatu institusi bagi tahun tersebut.

Bagi institusi yang mengambil untung atau institusi perniagaan prinsip yang sama boleh diguna pakai asalkan akaunnya dapat diasingkan antara akaun "Untung dan Rugi" dan akaun "Kunci Kira2". Asasnya adalah sama.


Beginilah dan ke sinilah matalamat kita dan kesudahannya, InshaAllah:

Bersambuang . . . . InshaAllah.


About Me

My photo
Ase dari Kuala. Lahir di Changkat Pete. Besor di Kuala, sekolah Tanah Merah, Lubuk, Padang Assam, Clifford, St Georges (Taiping), STAR (Ipoh), MPPP (Penang). Meranto pula ke K Bharu dan KL/Pj/Selangor. Sekarang dah pencen tapi masih belajor. Rindukan duduk di kampong tapi ini hanya menjadi angan2